檔案專用加濕機你好，我也是非檔案學出身的，剛到現在的單位不久，主管讓我做檔案方面的工作，這是我搜集的一些資料，希望對你能夠有所幫助。
企業檔案工作規范
4 檔案工作原則
4.1 企業檔案是企業資產的重要組成部分，企業檔案工作是企業生產、經營和管理的基礎工作。企業檔案工作應以統一管理為原則，堅持資源整合和資源開發。
4.2 企業應在各項工作和活動中建立健全文件材料歸檔和檔案管理工作，為企業生產、經營、管理和持續發展提供有效服務，滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需要。
4.3 企業檔案管理的方法與技術應適應企業生產、經營和管理發展的需要，并以檔案管理信息化為發展方向。
5 檔案工作體制
5.1 組織系統
企業應建立分管檔案工作領導、各部門和項目負責人的檔案工作領導體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎的檔案管理工作網絡。
5.1.1 檔案工作領導
確定分管檔案工作的企業領導；確定各部門、各項目主管檔案工作的負責人；確定檔案部門的負責人。
5.1.2 檔案部門
根據企業規模和檔案工作實際需要設置檔案部門。檔案部門統一管理企業各類檔案，行使對企業檔案工作的監督、指導、檢查職能。
大型企業應設立具有獨立職能的檔案機構。
5.1.3 檔案人員
根據工作需要在檔案部門配備專職檔案人員，在各部門、各項目管理部門配備專職或兼職檔案人員。
5.2 工作職責
企業應對檔案工作職責進行劃分，明確企業、檔案部門、檔案工作領導、檔案人員和文件形成者責任。
5.2.1 企業職責
5.2.1.1建立健全檔案工作規章制度，將檔案工作納入企業發展規劃和工作計劃。
5.2.1.2 將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門領導及有關人員進行考核。
5.2.1.3維護和確保檔案真實、安全，預防突發事變及災害的發生，并隨技術進步為檔案工作持續發展提供技術和設施、設備保障。
5.2.1.4在企業資產與產權變動時，同時提出所涉及檔案的處置要求。
5.2.1.5按規定向相應單位移交檔案。
5.2.2 檔案部門職責
5.2.2.1 貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度。
5.2.2.2 統籌規劃和負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。
5.2.2.3 指導本企業各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。
5.2.2.4 監督、指導、檢查本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。
5.3 崗位職責
5.3.1 分管檔案工作的企業領導，統一領導本企業的檔案工作，負責審查批準檔案工作規劃、計劃，對企業依法開展檔案工作負總責。
5.3.2 各部門或項目檔案工作的負責人，負責審核本部門或項目檔案工作計劃，對本部門或項目歸檔文件材料的齊全、完整、準確負責。
5.3.3 文件形成者應對歸檔文件材料的準確性、有效性負責，并按規定向本部門或項目專兼職檔案人員移交。
5.3.4 各部門、項目及專項工作的專兼職檔案人員負責收集、整理本部門或項目歸檔的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，對文件材料的歸檔質量負責。
5.3.5 檔案部門的檔案人員，負責檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、提供利用工作，監督、指導各部門和項目文件材料的歸檔工作，對所屬單位檔案工作進行監督、指導與檢查，對檔案管理工作質量負責。
5.4 人員要求
企業應配備遵紀守法、忠于職守、具有檔案專業及相關專業知識的人員從事檔案工作。檔案人員應保持相對穩定，符合專業技術或管理人員要求。
5.4.1 檔案人員的配備應與企業生產、經營、管理和發展需要相適應。
5.4.2 檔案人員應具備大專以上或同等學識水平。
5.4.3檔案部門負責人應具有中級以上專業技術職稱或大學本科以上學歷或同等學識水平。
5.4.4檔案人員應定期進行在職培訓。
6 檔案工作制度
6.1 檔案工作制度體系
企業檔案工作制度體系由工作規章、管理制度、業務標準規范組成。
6.1.1 工作規章
企業應將文件材料收集、歸檔及檔案管理要求納入到企業相關的管理制度中，同時將企業檔案工作規定、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案等作為企業管理制度的重要組成部分。
6.1.1.1企業在制定產品開發、科研管理、設備管理、基建工程管理等制度中應提出相應的文件材料收集、歸檔及檔案管理要求。
6.1.1.2檔案工作規定是企業檔案工作的基本要求。其主要內容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件材料的形成、積累與歸檔要求，檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原則，解釋權限等，規定中應明確體現“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求。
6.1. 1.3 檔案工作責任追究制度應對相關崗位和人員違反文件材料收集、歸檔及檔案管理要求，發生檔案泄密、造成檔案損毀等行為提出責任追究和處罰措施。既可單獨制定，也可納入到相關的管理制度中。
6.1. 1.4 檔案管理應急預案，對可能發生的突發事件和自然災害制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序和轉移地點。
6.1.2 管理制度
根據檔案工作各環節需要，制定相關制度。其中文件材料歸檔、鑒定銷毀、保密、利用、移交、電子文件管理、科技檔案補充更新等制度等需要其它部門配合檔案部門貫徹實施；檔案保管、統計，檔案管理系統操作，庫房管理等制度主要是檔案部門和檔案人員貫徹實施。
6.1.2.1 文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施。
6.1.2.2 鑒定銷毀制度應明確鑒定工作的組織及職責、鑒定方法、鑒定時間和銷毀要求。
6.1.2.3 保密制度應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔保密的責任。
6.1.2.4 利用制度應明確檔案提供利用的方式、方法，規定查（借）閱檔案的權限和審批手續，提出接待查（借）檔案的要求。
6.1.2.5 移交制度應規定檔案移交范圍、移交對象、移交內容、移交程序及手續。
6.1.2.6 電子文件管理制度應對本企業計算機應用系統中形成的電子文件、數據庫提出歸檔、管理和利用要求。
6.1.2.7 科技檔案補充更新制度應明確科技檔案補充更新原則，補充更新程序和方式、違規處罰原則。
6.1.2.8 檔案保管制度應包括保管工作原則、各門類檔案保管條件，特殊載體檔案保管方式，檔案進、出庫房要求；對受損檔案的處置原則和要求。
6.1.2.9 檔案統計制度應包括統計內容、統計要求，并提出對統計數據進行統計分析。
6.1.2.10 檔案管理系統操作制度應明確檔案管理系統操作人員的職責、檔案管理系統軟件、硬件的操作要求。
6.1.2.11 庫房管理制度應明確庫房管理員職責、庫房管理要求，進出庫房要求。
6.1.3 業務標準規范
根據檔案業務需要，提出技術和操作要求。
6.1.3.1 檔案整理規則應明確整理原則、整理方法、檔號編制要求，和檔案裝具要求等。
6.1.3.2 檔案分類標準應明確分類依據、類別符號、類目范圍。
6.1.3.3 各門類檔案管理標準應明確不同載體、不同類別的檔案收集、整理操作程序和保管條件。
6.2 檔案工作制度制訂程序
6.2.1 企業應依據國家檔案法律法規及標準要求，結合本企業實際，提出制訂檔案工作制度方案，并將檔案工作制度的制訂程序納入到企業規章制度的制訂程序中。
6.2.2 企業檔案部門負責企業檔案工作制度的制訂和修訂工作，審核后報企業批準發布實施。
6.2.3 根據有關規章和標準規范的調整，并結合本企業實際需要，依程序對檔案工作制度進行補充和修訂。
7 檔案工作業務
7.1 文件材料的形成、積累
7.1.1 文件材料形成時應使用符合檔案要求的載體和記錄方法。
7.1.2 文件形成者應隨時積累自身形成的文件材料。
7.2 文件材料的歸檔
企業應推行部門、項目及專項工作的文件材料整理、歸檔責任制。根據歸檔范圍、按照歸檔要求、在規定的時間內由各部門、項目及專項工作對文件材料整理后向企業檔案部門歸檔。
7.2.1 歸檔范圍
企業各種活動中形成的具有保存價值的不同形式、載體的文件材料應列入歸檔范圍。（參見附錄C）
7.2.1.1 本企業內部形成的文件材料。
7.2.1.2 本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料。
7.2.1.3本企業派出機構（包括境外機構）應報本企業的文件材料。7.2.1.4 本企業所屬單位（包括投資的全資、控股、參股企業）應向本企業提交的文件材料。
7.2.1.5 本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料。
7.2.1.6 本企業執行、辦理的外來文件材料。
7.2.2 歸檔時間
根據文件材料形成特點確定歸檔時間。
7.2.2.1 黨群工作、行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作中形成的文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
7.2.2.2 產品生產或業務開發、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
7.2.2.3 外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
7.2.2.4 會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。
7.2.2.5 電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。
7.2.2.6 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的其它載體歸檔時間一致。
7.2.2.7 更新、補充的文件材料；企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；企業產權變動過程中形成的文件材料；其他臨時活動中形成的文件材料等，應做到隨時歸檔。
7.2.3 歸檔要求
7.2.3.1 歸檔的文件材料應齊全、完整、準確、系統，其制成材料應有益于長久保存。
7.2.3.2 歸檔的文件材料應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的文件材料歸檔。
7.2.3.3 非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
7.2.3.4 歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。
7.2.3.5 兩個以上單位合作完成的項目，在無合同、協議要求情形下，主辦單位保存全套文件材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。
7.2.3.6 文件材料歸檔時，由承辦部門填寫歸檔材料移交清冊。
重要項目文件材料歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經項目負責人審核簽字。
7.3 收集工作
企業應做好歸檔范圍內文件材料的接收和有關檔案資料的收集。
7.3.1 歸檔范圍內文件材料的接收
7.3.1.1承辦部門將核對無誤的《檔案移交（接收）登記表》（參見附錄A圖A1）隨同歸檔文件一起向檔案部門移交。
7.3.1.2 檔案部門接收檔案時，要認真核對《檔案移交（接收）登記表》，并檢查整理質量。移交清冊雙方各保留一份。
7.3.2 有關檔案資料的收集
7.3.2.1 應接收所屬單位因產權變動無規定接收單位卻有保存價值的檔案。
7.3.2.2 根據管理權限接收無法人資格的所屬單位的檔案。
7.3.2.3 根據企業需要，收集宣傳報道本單位的新聞資料。
7.3.2.4 根據研發、市場競爭等需要，收集可供分析研究的資料。
7.3.2.5 根據企業歷史研究需要，向社會、離退休人員收集、征集的檔案資料。
7.4 整理工作
企業應按照一定原則和標準對文件材料和檔案進行整理。
7.4.1 文件材料整理
7.4.1.2 文件材料一般按事由結合時間或文件的重要程度排列。
具有成套性特點的文件材料按項目、專業等分階段或過程排列。
圖文并存的文件材料按文字在前，圖樣在后次序排列。
7.4.1.3 不同載體形式的文件材料應分別排列。
7.4.1.4 非紙質載體應編寫時間、地點、事由、人物等文字說明。
7.4.1.5 根據需要填寫相應目錄、備考表等。
7.4.2 檔案整理
7.4.2.1 企業應以本企業全部檔案為對象，依據企業管理職能，結合檔案形成特點，制定統一的分類方案。
7.4.2.2 分類方案應保持相對穩定性和可擴充性，同時附分類說明。分類層次不宜過多，一般為三級。
7.4.2.3 根據分類方案設定類別符號。可采用漢字或阿拉伯數字或英文字母或拼音字母或其中兩種混合方法設定類別代號。
7.4.2.4 明確全宗內檔案排列方法。全宗內檔案按分類方案分別集中、歸類，類內檔案按類目條款順序依次排列。
7.4.2.5 根據分類方案擬定檔號編制方案。檔號應指代單一，具有唯一性。
檔號可采用全宗號――分類號（或項目代號或目錄號）――案卷號（或件號或盤、盒、張號）結構。
7.4.2.6 全宗號由企業根據本企業產權變更情況自行設定。需向國家檔案館移交的檔案，其全宗號由該檔案館另定。企業可對所屬單位的檔案設定全宗號。
7.4.2.7 分類號是根據分類方案設定的類別符號。
項目代號是指檔案所反映的產品、工程、課題、設備的代字或代號。目錄號是指檔案分類目錄號。
7.4.2.8 案卷號是根據排列要求編制的案卷順序流水號。
件號是根據排列要求編制的文件順序流水號。
盤、盒、張號是非紙質載體檔案排列的順序流水號。
7.4.2.9 紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號。
互見號是反映同一內容其它載體的檔案保管單位的檔號。
7.4.2.10 根據需要填寫檔案盒封面、脊背。
7.4.3 全宗卷
全宗卷是檔案部門在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關文件材料所組成的專門案卷。
7.4.3.1 檔案部門應對企業每個全宗檔案建立全宗卷。
7.4.3.2 全宗卷的主要內容有：檔案收集工作中形成的接收、移交目錄、記錄、說明；檔案整理過程中形成的分類、檔號編制方案、說明；檔案鑒定工作中形成的檔案鑒定委員會（組）名單、保管期限表、鑒定意見、銷毀檔案的請示與批復、銷毀清冊；檔案保管工作中形成的安全記錄、重點檔案的保護措施、受損檔案的搶救與修復情況；檔案統計工作中形成的反映檔案收進、移出情況、檔案利用情況、館藏檔案基本情況等管理臺賬；檔案利用工作中形成的全宗指南（介紹）、利用權限說明、檔案利用典型實例等；檔案信息化工作中形成的軟件說明、操作手冊、數字檔案館（室）和檔案數字化情況說明等。
7.5 保管工作
企業應采取有效措施對檔案進行安全保管。
7.5.1 檔案的保管
保管工作應以預防為主，防治結合，確保檔案完整與安全。
7.5.1.1 檔案入庫前應去污、消毒、去酸。
7.5.1.2 對一些不利于檔案保管的紙制材料和字跡，應以復印或加膜等方式保護。對一些不利于檔案保護的包裝物應去除。
7.5.1.3 重要檔案應考慮異地備份保存。
7.5.1.4 底圖應存放在底圖柜中，不易折疊。
7.5.1.5 磁帶、錄音帶、錄像帶等磁性材料應存在防磁柜中。
7.5.1.6 光盤、縮微膠片和底片應存放于專用的裝具內。
7.5.1.7及時補救或修復受損的檔案。
7.5.2 庫房管理
7.5.2.1 庫房管理要采取防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防高溫、防塵、防蟲等措施。區分載體控制庫房溫度和相對濕度。
7.5.2.2 庫房應保持衛生清潔。堅持溫濕度登記（登記表參見附錄A圖A2）,溫、濕度應符合各類載體的保管要求。
7.5.2.3 定期檢查庫房設備運轉情況，及時排查隱患。
7.5.2.4 定期清理核對庫藏檔案,做到賬物相符。庫藏檔案發生變化時應記錄說明。
7.6.1 文件材料價值的鑒定
7.6.1.1 從企業、國家和社會角度判斷文件材料對現實和今后工作的依據、參考價值以及對歷史研究的價值。
7.6.1.2 參照本規范制定本企業文件材料歸檔范圍與保管期限表。（參見附錄C）
7.6.1.3 保管期限一般分永久、長期、短期。
永久，30年以上
長期，10以上至30年以下（含30年）
短期，10年（含10年）以下
7.6.2 到期檔案的鑒定
7.6.2.1 企業檔案鑒定委員會（組）應對已滿保管期限的檔案進行鑒定。其中已無保存價值的應進行審核，需繼續保存的應重新劃定保管期限。
7.6.2.2 保管期滿確無保存價值的檔案應登記造冊（銷毀清冊參見附錄A圖A3），經企業法人代表批準后進行銷毀。
銷毀清冊永久保存。
7.6.2.3 檔案銷毀必須實行兩人以上監銷。
7.7 統計工作
檔案部門應對檔案管理、利用、檔案人員等有關情況進行日常統計，并按要求填報有關報表。
7.7.1 統計工作應做到統計數字準確無誤，統計資料按時報送，統計活動符合規范。
7.7.2 日常統計工作要有臺賬，主要內容包括：檔案館藏情況統計；檔案利用情況統計；檔案人員情況統計；檔案設施、設備情況統計；檔案銷毀情況統計等。
7.7.3 及時、準確地填報本企業檔案工作年報及有關統計報表。
7.8 利用工作
檔案管理部門應及時有效地提供檔案，并大力開發檔案信息資源為企業各項工作服務。
7.8.1 根據保密規定和知識產權管理要求，設定利用者權限。超越權限的利用必須按相關規定審批。
7.8.2 利用檔案應按規定登記（借閱登記表參見附錄A圖A4）。利用效果突出的應進行登記。（利用效果登記表參見附錄A圖A5）
7.8.3 可采用直接查閱、電話調閱、網上查閱等方式提供利用原件、復制件、縮微件和電子版本檔案。
7.8.4 編制多種檢索工具滿足利用者需要。
7.8.5 檔案管理部門應結合企業生產和發展需要，開發檔案信息資源為企業各項工作服務。
7.8.5.1 對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規章制度匯編、專題文件匯編、榮譽證書集等。
7.8.5.2 對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產品性能比較、設備的更新換代、市場的變化等。
7.8.5.3 對檔案信息進行分析研究，形成有一定深度的編研成果，如歷年生產經營指標統計分析、重大事故原因研究分析、企業史志等。
7.8.6 舉辦檔案陳列或展覽，通過檔案展示企業業績和形象。
8 檔案信息化
8.1 檔案信息化的目標和原則
8.1.1 檔案信息化的總目標是檔案管理現代化、檔案信息數字化，檔案利用網絡化。實現檔案管理系統與企業各信息系統銜接。
8.1.2 檔案信息化原則是堅持技術與管理并重，以技術促進管理更新，以管理統領技術應用。
8.2 電子文件的歸檔
8.2.1 企業各信息系統生成的文本、圖形、圖像電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體電子文件及數據、數據庫的歸檔范圍可根據需要確定。
8.2.2 企業各信息系統所形成的電子文件的元數據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。
8.2.3 歸檔的電子文件數據格式應易于識讀、遷移。
通用電子文件格式主要有：
電子文件類型 推薦數據格式
文本 PDF、XML、TXT、RTF、CEB
圖像、照片 TIFF、JPEG、PDF、DWG
音頻 MP3、WAV
視頻 MPEG-2、MPEG-4、AVI
數據庫與光盤數據表 DBF、XML
圖形 DXF、SVG、DWF
網頁 HTML、XML
8.2.4 電子文件歸檔采用物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式。
8.2.4.1 物理歸檔是把計算機及其網絡上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上后，向檔案部門移交。有網絡傳輸和介質傳遞兩種方式。網絡傳輸既可實時進行，也可定期完成。介質傳遞宜定期完成。
8.2.4.2 邏輯歸檔是在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現電子文件向檔案部門的移交。邏輯歸檔應實時進行，并定期進行物理歸檔。
8.2.5 電子文件必須經鑒定、整理、審核后才可以歸檔。
8.2.6 加密的電子文件歸檔時應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。
8.2.7 電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，歸檔前由形成部門負責，歸檔后由檔案部門負責。
8.3 非電子檔案的數字化
企業應根據本企業檔案保管和利用的實際需要，逐步對非電子檔案實施數字化。
8.3.1 紙質檔案和照片檔案數字化的要求：掃描分辨率參數大小的選擇，以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準；采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用 TIFF(G4)格式存儲；采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲；提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為PDF或CEB或其他格式。
掃描后的圖像文件應與紙質或照片檔案檔號對應。
8.3.2 聲像檔案數字化的要求：音頻檔案數字化形成的電子文件格式應為MP3或WAV，視頻檔案數字化形成的電子文件格式應為MPEG或AVI。
數字化生成的電子文件應與聲像檔案檔號對應。
8.4 網絡服務與業務系統
檔案部門應為企業各項工作提供檔案信息網上利用服務。
8.4.1 建立庫（室）藏全部檔案的案卷級目錄數據庫，逐步建立文件級目錄數據庫。
8.4.2 利用網絡技術，將數字化后的非電子檔案和各信息系統中歸檔的電子文件根據利用權限及時有效地提供利用。
8.4.3 堅持涉密檔案管理系統與互聯網物理隔離，非涉密檔案管理系統可與互聯網絡邏輯隔離。
8.4.4 檔案管理系統應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。
8.4.5 檔案管理系統服務器必須采取雙機備份等可靠的備份措施。
8.4.6 企業各業務系統的開發與實施應有檔案部門的參與。各業務系統應有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。（各業務系統與檔案管理系統的關系參見附錄B）
8.5 檔案管理系統軟件的要求
8.5.1 應具備數據管理、整理編目、檢索查詢、數據統計、安全保密、系統維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據需求增擴其他相應功能。
8.5.2 應與各信息系統之間銜接，并能接收和兼容各信息系統生成的電子文件。
8.5.3與企業信息化建設相適應，可逐步從單機版向網絡版發展。
8.6.1 電子檔案可參照紙質檔案的分類、整理。
8.6.2 電子檔案應存儲到脫機載體上。
8.6.3 本標準推薦采用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤、閃存等。
8.6.4 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等內容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態。
8.6.5 存儲在脫機載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。
8.6.6 存儲在脫機載體上的電子檔案保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：
a）歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。
b）單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。
c）存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。
d）環境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％。
8.6.7 存儲電子檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年應進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10％，如發現問題應及時采取恢復措施。
8.6.8 對磁性載體上的電子檔案，應每4年轉存一次。原載體同時保留，時間不少于4年。
8.6.9 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規定執行。對確認銷毀的電子檔案應有銷毀文件目錄存檔。
9 檔案工作設施、設備配置
根據檔案工作需要，配置設施、設備。
9.1 設施要求
檔案工作用房應集中設置在企業管理工作區域內。
9.1.1 檔案庫房
9.1.1.1 檔案庫房應遠離存有易燃易爆物品等不安全的場所，不適宜設置在地下樓層或頂層。
9.1.1.2 檔案庫房樓面應滿足檔案及其裝具的的承重要求2。
9.1.1.3 檔案庫房符合防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防有害氣體等有關要求，庫房照明應采用冷光源熒光燈。
9.1.1.4 檔案庫房面積應滿足檔案工作發展的需要,留有存儲空間。
設立檔案館的庫房應滿足今后二十年檔案存儲需要。
9.1.1.5 檔案館建筑應符合有關標準要求。
獨立的檔案管理樓宇或檔案館，可視工作需要設立檔案接收、整理、裱糊、消毒、復印、數字化、縮微以及安全監控等用房。
9.1.5 陳列室（展覽室）
陳列室（展覽室）應設置在適于觀覽的場所。
9.2 設備要求
企業應配置滿足工作需要的檔案裝具、庫房保護設備、日常管理設備。
9.2.1 檔案裝具
9.2.1.1 檔案柜架應牢固，具有防火、防盜、防塵作用。
有條件的可采用密集架。
9.2.1.2 磁性載體檔案宜采用防磁柜存放，其它非紙質載體檔案應保存在專用柜、架、盒中。
9.2.1.3 檔案的卷盒、卷夾應采用無酸制品，其規格、式樣和質量符合國家相關標準。
9.2.2 庫房保護設備
9.2.2.1檔案庫房應配置滅火器材、溫濕度監控儀、防光窗簾、防盜門窗等必要的設備。
9.2.2.2 根據庫房管理需要配備空調機、去濕機、加濕器等設備。
9.2.2.3 獨立的檔案管理樓宇或檔案館還應配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調控等設備。
9.2.3 日常管理設備
9.2.3.1 檔案整理所需要的裝訂機、打印機等設備。
9.2.3.2 庫房管理需要的除塵器、消毒柜、去濕機、加濕機、去酸等設備。
9.2.3.3 檔案修復、利用需要的照相機、攝像機、復印機、閱讀機、裱糊機等設備。
9.2.3.4 現代化管理需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等設備。
9.2.3.5 根據需要配備CAD繪圖儀、工程圖紙復印機、縮微機、縮微閱讀復印機。檔案專用加濕機
檔案室加濕器|檔案庫房加濕器|檔案室加濕機|檔案專用加濕器
